Reiskostenvergoeding: Wat je moet weten en hoe je het verwerkt in de salarisadministratie

In Nederland is de reiskostenvergoeding een veelbesproken onderwerp onder werknemers en werkgevers. Reiskostenvergoeding is een regeling waarbij een werkgever de werknemer compenseert voor de kosten die hij of zij maakt om van huis naar werk te reizen. Het is een belangrijk onderdeel van het arbeidsvoorwaardenpakket en kan variëren afhankelijk van de afspraken die zijn gemaakt tussen de werkgever en de werknemer. In dit artikel bespreken we de basisprincipes van de reiskostenvergoeding, de maximale vergoedingen, en hoe je dit correct kunt verwerken in de salarisadministratie.

Wat is een reiskostenvergoeding?

Een reiskostenvergoeding is een vergoeding die een werkgever kan geven aan een werknemer voor de kosten die worden gemaakt om naar het werk te reizen. Dit kan gaan om reiskosten die worden gemaakt met de auto, het openbaar vervoer, of een fiets. De vergoeding kan een vast bedrag zijn per kilometer of een totaalbedrag per maand, afhankelijk van de afspraken tussen werkgever en werknemer.

Maximale onbelaste vergoeding

In Nederland heeft de Belastingdienst regels opgesteld voor de maximale onbelaste reiskostenvergoeding die een werkgever aan zijn werknemers mag geven. Per 1 januari 2024 is de onbelaste reiskostenvergoeding verhoogd van €0,21 naar €0,23 per kilometer. Dit betekent dat werkgevers werknemers kunnen vergoeden tot €0,23 per kilometer zonder dat hierover belasting betaald hoeft te worden. Deze vergoeding geldt voor woon-werkverkeer, maar ook voor zakelijke reizen die de werknemer maakt in opdracht van de werkgever.

Indien de werkgever meer dan €0,23 per kilometer wil vergoeden, wordt het meerdere gezien als loon en moet hierover belasting worden betaald. Het is ook mogelijk om reiskosten op andere manieren te vergoeden, bijvoorbeeld door het verstrekken van een OV-abonnement of een leaseauto. Ook hierbij gelden specifieke fiscale regels.

Hoe reiskostenvergoeding verwerken in de salarisadministratie?

Het verwerken van de reiskostenvergoeding in de salarisadministratie is een essentieel onderdeel van het administratieve proces binnen een organisatie. Hier zijn de stappen die je moet volgen om dit op een correcte manier te doen:

1. Vaststellen van de reiskostenvergoeding: Bepaal eerst de reiskostenvergoeding die van toepassing is voor elke werknemer. Dit kan per kilometer zijn of op basis van een maandelijkse vergoeding. Zorg ervoor dat de vergoeding binnen de onbelaste grens van €0,23 per kilometer blijft om extra belastingheffing te voorkomen.

2. Bijhouden van reisafstanden: Werknemers moeten de afstand van hun woon-werkverkeer nauwkeurig bijhouden. Dit kan bijvoorbeeld door een rittenregistratie bij te houden waarin de werknemer het aantal kilometers per dag noteert. Sommige bedrijven maken gebruik van software om deze gegevens automatisch bij te houden.

3. Verwerken in de salarisadministratie: De reiskostenvergoeding moet maandelijks worden opgenomen in de salarisadministratie. Dit kan handmatig of automatisch, afhankelijk van het gebruikte salarissysteem. Het bedrag wordt toegevoegd aan het bruto salaris van de werknemer, maar aangezien het om een onbelaste vergoeding gaat, wordt dit bedrag niet belast.

4. Correcties en controle: Het is belangrijk om regelmatig controles uit te voeren op de juistheid van de vergoedingen. Dit kan door steekproefsgewijs rittenregistraties te controleren of door een vergelijking te maken tussen de vergoedingen en de daadwerkelijke reisafstanden.

5. Rapportage en aangifte: De reiskostenvergoeding moet worden gerapporteerd in de loonadministratie en meegenomen worden in de loonaangifte bij de Belastingdienst. Hierbij moet duidelijk worden aangegeven welk deel van de vergoeding onbelast is en welk deel eventueel belast is.

Reiskostenvergoeding en de werkkostenregeling (WKR)

Het is ook belangrijk om rekening te houden met de werkkostenregeling (WKR) bij het verwerken van reiskostenvergoedingen. Binnen de WKR kunnen werkgevers vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen onbelast aan werknemers geven, zolang deze binnen de vrije ruimte vallen. Reiskostenvergoeding tot €0,23 per kilometer vallen buiten de WKR, maar hogere vergoedingen kunnen ten koste gaan van de vrije ruimte en zo leiden tot een eindheffing van 80% als de vrije ruimte wordt overschreden.

Conclusie

Reiskostenvergoeding is een belangrijk aspect van de arbeidsvoorwaarden in Nederland. Voor werkgevers is het cruciaal om de juiste stappen te volgen bij het toekennen en verwerken van deze vergoedingen om fiscale problemen te voorkomen. Kies daarom voor gemak van het uitbesteden van salarisadministratie. Door een duidelijke administratie en regelmatige controles zorg je ervoor dat zowel werkgever als werknemer profiteren van een correcte en onbelaste reiskostenvergoeding.